02/01/2017 Джулия Панке Макела, Гэун Сео и Джессамин Дж. Перлус
Карьера профессионалов не новички в данных. Мы собрали количество участников, программ, работодателей и интервью за годы. Мы спрашиваем клиентов об удовлетворенности и запрашиваем отзывы об успешном опыте. Тем не менее, потребности в данных постоянно растут, поскольку бюджеты сужаются, и наши учреждения сталкиваются с постоянными вызовами со стороны внешних участников (например, аккредитующих ассоциаций, правительств, источников финансирования, студентов и семей), которые хотят знать, что они получат «хорошую отдачу» на собственные и общественные инвестиции в образование »(Гуськин, 1994, с. 22). Служба карьеры должна продемонстрировать наш вклад в образовательную миссию колледжей и университетов, и для этого нам нужны данные, чтобы точно показать, к кому мы стремимся и что мы делаем. Внутренне нам необходимо уметь быстро оценивать области для роста и улучшения и обрабатывать данные прозрачным и этичным способом.
Собирая реальное доказательство эффективности на протяжении многих лет, многие профессиональные работники столкнулись со значительным барьером: данные являются мощными, только когда у нас есть стратегии для их эффективного использования. Профессионалы карьеры часто имеют ограниченное количество времени, чтобы просмотреть данные из нескольких источников. Многие из них ограничены технологическими ресурсами или не имеют достаточных знаний о том, как передать данные в руки лиц, принимающих решения, которые могут рассказать соответствующие истории, рассказать о ценности и определить области улучшения. Чтобы использовать собираемые нами данные, задача состоит в том, чтобы сделать данные доступными, мгновенными, значимыми и простыми для понимания (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Характеристики стратегий, которые улучшают эффективное использование данных
Характеристика:
Руководящие вопросы:
доступной
Как данные организованы и хранятся? У кого есть доступ к данным и в каком формате?
Мгновенный
Как мы можем поставить данные на кончиках ключевых лиц, принимающих решения, и заинтересованных сторон?
Значимое
Как мы можем помочь пользователям надежно интерпретировать данные?
Легко
Как мы можем отображать данные и интерпретации, чтобы их было легко понять?
Центр карьеры (TCC) в Университете Иллинойса в Урбана-Шампейн удовлетворял потребности в данных с помощью интерактивных информационных панелей, которые обеспечивают быстрый обзор ключевых точек данных при предоставлении услуг. В то время как мы экспериментировали с несколькими стилями панели инструментов, тип, обсуждаемый в этой статье, был разработан в Microsoft Excel. В дополнение к удовлетворению потребностей, изложенных выше, этот выбор позволил легко обмениваться демонстрационными инструментальными панелями, обеспечивая непосредственную основу для других офисов карьерных услуг для повышения удобства использования их данных об участии и удовлетворенности.
Панель данных об участии с визуализациями сводных таблиц
Наша панель данных об участии предоставляет инструмент для изучения моделей активности студентов в сфере карьерного роста. Используя функцию сводной таблицы в Excel, графики создают визуализации данных, которые обеспечивают доступ к статистике участия одним нажатием кнопки (см. Рисунок 1). Фильтры сортируют по ключевым переменным, таким как демография учащихся, тип персонала и время обслуживания. Результатом является настраиваемый инструмент анализа данных для ответа на конкретные вопросы. В нашем офисе информационная панель обновляется ежемесячно, предоставляя всем профессионалам в области карьеры круглосуточный доступ к сводной статистике и наглядным изображениям участия студентов в карьерных услугах.
Рисунок 1. Снимок экрана панели данных об участии
Пример использования: принятие решений о планировании. Используя эту панель, команда проверила использование карьерных назначений по времени суток. Мы обнаружили, что послеобеденные встречи были заполнены до отказа, а многие утренние встречи были незаполненными. Были даны рекомендации изменить баланс назначений встреч, перенеся больше на дневные часы. Такая корректировка расписания помогает профессиональным профессионалам лучше распоряжаться своим временем и лучше обслуживать студентов за счет повышения доступности, когда студенты ищут встречи.
Загрузите и настройте пример панели данных об участии по адресу http://go.illinois.edu/NCDA2016-DataDashboard
Электронная таблица управления котировками
Наша электронная таблица управления предложениями предоставляет профессиональным работникам круглосуточный доступ к базе данных отзывов студентов или комментариев к опросам, проведенным TCC за последние четыре года (см. Рисунок 2). Эта база данных может быть отсортирована по ключевым переменным, таким как демография учащихся и тип вопросов для опроса (например, удовлетворенность, результаты обучения, предполагаемые последующие шаги). Эта информационная панель обновляется каждый семестр и предоставляет сотрудникам размышления студентов об удовлетворенности и влиянии TCC на их карьерный опыт.
Сохранить
Сохранить
Сохранить
Сохранить
Рисунок 2. Скриншот электронной таблицы управления котировками
Пример использования: поддержка предложений по финансированию. TCC подготовил предложение о поиске финансирования для продолжения размещения сетевых программ для недопредставленных групп студентов. Электронная таблица управления котировками предоставила эффективный способ идентифицировать отзывы аналогичных участников о прошлых сетевых событиях, демонстрируя влияние этого типа карьерного программирования. Котировки (наряду с другими источниками данных) были включены в грантовое предложение, что позволило получить постоянное финансирование.
Загрузите и настройте пример электронной таблицы управления котировками по адресу http://go.illinois.edu/NCDA2016-QuotesSpreadsheet
Этические соображения
Различные этические проблемы связаны с тем, как профессиональные работники собирают, хранят и используют данные. Например, прозрачность важна в общении с клиентами относительно того, какие данные собираются и как данные будут использоваться. Такое сообщение может быть включено в дискуссии и документы с информированным согласием и / или конфиденциальностью. Цели такой коммуникации сосредоточены на том, почему данные собираются и как они будут использоваться.
Второй набор важных этических вопросов связан с хранением и защитой данных. Например:
- Как долго будут храниться данные?
- Когда и как это будет уничтожено?
- Как доступ к данным будет ограничен теми, у кого есть разрешения на их просмотр?
- Как сбор данных будет ограничен тем, что необходимо и используется?
Наконец, мы часто получаем вопрос о том, когда следует запрашивать одобрение исследований на людях для проектов по оценке. Есть разные подходы к этому. Наш подход состоял в том, чтобы получить одобрение в любом случае, когда мы хотели бы профессионально представить или опубликовать результаты. Если данные оценки собираются только для внутренней аудитории с целью улучшения программы, мы не запрашиваем одобрения. Однако во всех случаях сбора данных мы все же формально общаемся со студентами относительно сбора и использования данных, чтобы продемонстрировать уважение и ценность наших отношений и информации, которой они делятся.
Дополнительную информацию, ресурсы и консультации по этическим вопросам, связанным с оценкой программ в сфере карьерных услуг, можно найти в Кодексе этики NCDA по адресу http://www.ncda.org/aws/NCDA/pt/sp/guidelines . Вы также можете обратиться в Комитет по этике NCDA за помощью в [email protected] ,
Заключительные размышления
Мощь информационных панелей Excel для Центра карьеры в Иллинойсе дала каждому профессионалу возможность стать рассказчиком историй на основе данных. В нашем офисе есть инструменты для ведения специализированной статистики или для поиска значимых цитат студентов о программах, услугах и ресурсах. Мы общаемся с заинтересованными сторонами о том, кого мы достигаем в кампусе, и о том, что это меняет. Эти порталы помогли развеять мифы (например, о том, кто Центр Карьеры делает и не обслуживает, или широту предоставляемых услуг), обеспечить финансирование программы и продвигать новую аудиторию студентов.
Вы можете найти больше информации о создании информационных панелей Excel в наших презентационных материалах конференции по развитию карьеры NCDA 2016 года ( http://go.illinois.edu/NCDA2016-ManageDataPresentation ) или свяжитесь с группой по оценке и исследованиям TCC, посетив наш сайт по стипендиям и инновациям по адресу https://www.careercenter.illinois.edu/scholarship-and-innovation ,
Рекомендации
Гуськин А.Е. (1994). Сокращение студенческих расходов и улучшение обучения студентов. Изменение, 26 (4), 22-30.
Makela, JP, Seo, G. & Perlus, J. (2016, июнь). Приятное управление данными для карьерных услуг: легко, доступно, мгновенно и осмысленно. Презентация на конференции Национальной ассоциации развития карьеры 2016 года в Чикаго, штат Иллинойс.
Сохранить
У кого есть доступ к данным и в каком формате?Когда и как это будет уничтожено?
Как доступ к данным будет ограничен теми, у кого есть разрешения на их просмотр?
Как сбор данных будет ограничен тем, что необходимо и используется?