Главная › Новости

Организация конференций

Опубликовано: 04.12.2018

Организация и проведение конференций Часть 1

Многие считают, что если у агентства мероприятий за плечами пара-тройка проведённых свадеб и один юбилей, значит это уже опытная компания, и ей можно поручать серьёзные мероприятия. Но это далеко не так. Для организации конференций нужны многолетний опыт, профессионализм и еще много составляющих, которые не всякая компания может предоставить своим клиентам. Мы поможем вам в этом нелегком деле.

Коммерческая организация конференций и форумов - Сергей Доброздравин

Организация современных конференций – это процесс, содержащий в себе множество подводных камней. Нужно, чтобы организатор мог взять на себя аккредитацию участников, поиск площадки, которая отвечала бы уровню приглашенных участников и статусу проводимого мероприятия. Любая конференция, помимо деловой части, почти всегда состоит еще из многих составляющих. Нужно организовать встречу и доставку гостей к месту проведения конференции, составить подробнейший план, предоставить световую, звуковую и видео аппаратуру, нужное количество помещений, организовать кофе-брейки (или полноценный обед). Если конференция проходит в несколько дней, то необходимо размещение всех приезжих участников. Хорошо, если конференция проходит на территории отеля или санатория. А если нет, нужно заблаговременно позаботиться о бронировании близлежащих гостиниц!

Подбор и бронирование площадки

Написание сценария с учетом ваших пожеланий

Ведение фото- и видеосъемки с последующим монтажом и обработкой

Украшение помещений

Утверждение сметы

Как правило, любая крупная конференция завершается банкетом для всех участников. Здесь организатор должен позаботиться о шоу-программе, пригласить известного ведущего, музыкальный коллектив, артистов оригинального жанра, организовать развлечения, конкурсы и дискотеку. Ведь участники конференции хорошо поработали и должны так же хорошо отдохнуть! Одним словом, организации подобного мероприятия – нелегкая миссия, которая под силу только профессионалам, заслужившим признание на этом рынке. Например, компания «МИНИСТЕРСТВО СОБЫТИЙ» за 10 лет работы успешно провела многочисленные конференции не только в Москве и Подмосковье, но и в Брянске, на Алтае и даже в Турции и Испании. Работа профессионалов из «МИНИСТЕРСТВА СОБЫТИЙ» не раз отмечена благодарностями клиентов самого высокого уровня.

Организация корпоративных мероприятий представляет собой достаточно сложный процесс, к которому нужно подходить очень тщательно. Многие уделяют недостаточно внимание решению этого вопроса. Вполне понятно, что в результате конференции таких организаторов имеют низкую эффективности. При этом цели таких конференций достигаются либо не полностью, либо вообще не достигаются.

Для того чтобы мероприятие прошло успешно, необходимо построение отлаженной системы на основе успешно применяемого алгоритма. Наша компания располагает всеми необходимыми ресурсами для того чтобы проводить успешные конференции, результаты которых эффективны. Конечно же, для этого необходимы соответствующие ресурсы, причем, как технические, так и человеческие. В компании «МИНИСТЕРСТВО СОБЫТИЙ» имеются специалисты, обладающие богатым опытом работы. И поэтому вы можете быть уверены в том, что цели, возложенные на мероприятие, будут достигнуты полностью.

Итак, что же необходимо event-компании для успешной организации конференции?

Использование современных технологий организации мероприятия. Специалисты, имеющие опыт проведения конференций. Материальные ресурсы, среди которых и информационные технологии.

На сегодняшний день разработано немало способов организации специализированных коммуникационных мероприятий. Выбор подходящего способа конференции является очень важным вопросом. Он определяется различными параметрами.

Среди таких параметров можно выделить следующие:

Специализация аудитории мероприятия. Уровень аудитории и должности участников. Бюджет заказчиков. Возможности и ресурсы организаторов конференции.

Выбор способа проведения конференции зависит как от заказчиков, так и от рекомендаций организаторов. Заказчикам можно порекомендовать постараться быть предельно объективными, чтобы не допустить ошибки. Для этого при заказе конференции необходимо четко и максимально подробно изложить свои требования к целям мероприятия и то, чего необходимо достичь. В этом случае организаторы смогут наиболее точно подобрать соответствующие алгоритмы, а организация конференции пройдет успешно.

Наши преимущества 

Фотогалерея

Для получения консультации позвоните по телефону +7 (495) 410-61-90 (многоканальный) и ли заполните форму обратной связи: